Reference letter là gì? Cấu trúc của reference letter? Phân biệt với recommendation letter
Reference letter hay còn gọi là thư giới thiệu, là văn bản quan trọng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong quá trình ứng tuyển hoặc xin học bổng.
Bài viết này, Du học Đăng Huy sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc reference letter là gì? Cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về reference letter, phân biệt giữa reference letter và recommendation letter, giúp bạn viết một lá thư giới thiệu hoàn chỉnh và ấn tượng.
1. Reference letter là gì?
Bạn đang băn khoăn về khái niệm và vai trò của reference letter? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Thư giới thiệu (Reference letter hay Letter of reference ) là một phần không thể thiếu trong quá trình xin học bổng hoặc ứng tuyển vào các trường đại học quốc tế. Nó thường được viết bởi một người thứ ba có hiểu biết sâu sắc về ứng viên, đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy. Điểm đặc biệt của loại thư này là tính linh hoạt, cho phép sử dụng không chỉ cho một mục đích cụ thể mà còn cho nhiều mục đích khác nhau như xin việc, xin học, hoặc xin học bổng.
Mỗi thư giới thiệu cần phản ánh rõ nét các điểm mạnh của ứng viên, như khả năng học tập, kỹ năng giao tiếp, sáng tạo, và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực hoặc ngành nghề mà họ theo đuổi. Điều này giúp hội đồng tuyển sinh hoặc nhà tuyển dụng đánh giá một cách khách quan nhất về khả năng và tiềm năng phát triển của ứng viên.
Quan trọng nhất, việc lựa chọn người viết thư giới thiệu cần được thực hiện cẩn thận, đảm bảo rằng người đó có đủ kiến thức và kinh nghiệm để cung cấp một đánh giá chính xác và có trách nhiệm về ứng viên. Điều này giúp tăng cơ hội thành công trong quá trình xin học hoặc xin việc.
Mỗi trường đại học có thể có những tiêu chí cụ thể mà họ mong muốn thấy trong thư giới thiệu. Tuy nhiên, một số nội dung chung mà nhiều trường đánh giá cao bao gồm khả năng học tập, kỹ năng giao tiếp, sự sáng tạo, và tiềm năng phát triển trong tương lai. Điều này thể hiện sự đa dạng và sự phong phú của ứng viên, từ đó tạo ra ấn tượng tích cực trong mắt các nhà tuyển sinh hoặc hội đồng tuyển dụng.
2. Recommendation letter là gì?
Reference letter và recommendation letter có nhiều điểm tương đồng, như đều được sử dụng để giới thiệu khả năng chuyên môn và phẩm chất của sinh viên, nhằm thuyết phục người đọc rằng sinh viên phù hợp với chương trình đại học hoặc sau đại học, hoặc xứng đáng nhận học bổng. Tuy nhiên, chúng cũng có nhiều điểm khác biệt.
Khác với reference letter, recommendation letter thường nêu rõ mục đích cụ thể của ứng viên, chẳng hạn như xin việc làm, xin nhập học, hoặc xin học bổng.
Về mặt nội dung, thư giới thiệu thường tập trung vào những kỹ năng hiện có của ứng viên, bao gồm năng lực chuyên môn, khả năng lãnh đạo và tinh thần đồng đội. Thư này không đi sâu vào các chi tiết cá nhân như reference letter.
Xem thêm:
- Take a Gap Year là gì? Có nên take a gap year hay không? Các hoạt động gap year phổ biến
- Orientation Day là gì? Tại sao lại quan trọng với tân sinh viên quốc tế?
- Khám phá top 10 các trường Đại học Y dược ở Mỹ
3. Cấu trúc của reference letter
Dưới đây là hướng dẫn tổng hợp về việc viết thư giới thiệu (Letter of Recommendation – LOR) và cấu trúc của nó:
Phần 1: Thông tin đầu thư (Header)
Đặt logo của tổ chức/công ty/trường học ở góc trái trên.
Bao gồm địa chỉ và website của tổ chức.
Phần 2: Ngày (Date)
Ngày tháng năm hiện tại được ghi bên dưới logo, góc trái.
Phần 3: Địa chỉ người nhận (Address of Recipient)
Thông tin đầy đủ về địa chỉ người nhận, ví dụ như tên trường đại học hoặc đại sứ quán.
Phần 4: Tiêu đề (Subject)
Một dòng nhấn mạnh mục đích của thư, ví dụ: “Reference letter for Đang Huy”.
Phần 5: Lời chào (Salutation)
Lựa chọn lời chào phù hợp, như “To Whom It May Concern”, “Dear Sir/Madam” hoặc tùy chỉ định danh tính.
Phần 6: Phần giới thiệu (Opening)
Một đoạn ngắn mở đầu thân thiện và chuyên nghiệp.
Phần 7: Nội dung chính (Body)
Xác nhận thông tin về người được giới thiệu, bao gồm ngày tháng, chức vụ và năng lực công việc.
Thể hiện hiệu suất và thái độ tích cực của người đó.
Cung cấp các ví dụ cụ thể về kỹ năng và điểm mạnh của họ.
Đề xuất sẵn lòng cung cấp thêm thông tin khi cần.
Phần 8: Phần kết thư (Closing)
Một đoạn kết thúc lịch sự và tự tin.
Phần 9: Ký tên (Signature)
Kết thúc bằng lời kính trọng như “Sincerely yours” hoặc “Best regards”.
Tên đầy đủ của người viết. Ngay bên dưới là chức vụ, phòng ban, số điện thoại và địa chỉ email.
Xin dấu xác nhận từ tổ chức (nếu cần thiết).
Lưu ý:
- Sử dụng giấy có letterhead (của trường/ công ty) để tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy.
- Tuân thủ các nguyên tắc hình thức, phong cách Âu – Mỹ khi viết thư giới thiệu.
- Chú trọng vào việc cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể để làm nổi bật người được giới thiệu.
- Khuyến khích việc xin dấu xác nhận từ tổ chức để tăng thêm uy tín cho thư giới thiệu, đặc biệt khi áp dụng vào các trường đại học nước ngoài.
4. Reference letter dài bao nhiêu là hợp lý?
Đa số các chương trình du học hay học bổng không yêu cầu cụ thể về độ dài hoặc số lượng từ trong một reference letter. Tuy nhiên, cũng có những chương trình có quy định cụ thể về vấn đề này.
Độ dài lý tưởng cho một reference letter thường là từ 1 đến 1,5 trang A4. Một reference letter ít hơn một trang thường thiếu thông tin cần thiết để hội đồng đánh giá một cách đầy đủ về ứng viên. Sử dụng giấy có letterhead của trường hoặc công ty sẽ tăng tính thẩm mỹ và tin cậy của thư.
Mặt khác, nếu quá dài, có thể làm mất điểm và gây cảm giác lan man cho hội đồng. Do đó, người viết reference letter nên tập trung vào 3 đến 4 điểm mạnh của ứng viên trong lĩnh vực mà họ đang apply để làm nổi bật và thuyết phục hơn.
5. Ai là người viết thư giới thiệu?
Ai là người phù hợp để viết Reference Letter cho bạn? Sau đây là những tiêu chí để lựa chọn người viết thư giới thiệu phù hợp dành cho bạn.
Người viết thư giới thiệu (Reference letter) thường là những cá nhân đã có quan hệ trực tiếp với sinh viên qua các hoạt động học tập hoặc làm việc. Đây có thể là giáo viên giảng dạy, người hướng dẫn luận văn tốt nghiệp hoặc những người có vị trí quan trọng trong tổ chức, như trưởng bộ môn, trưởng khoa, hoặc người quản lí tại nơi làm việc của ứng viên.
Trong trường hợp người viết thư là người Việt, thường là bạn sẽ tự viết và người giới thiệu sẽ chỉnh sửa và ký tên sau đó. Tuy nhiên, nếu người viết thư là người nước ngoài, họ thường sẽ viết thư giới thiệu luôn cho bạn. Quan trọng là phải đảm bảo rằng thư được hoàn thành đúng thời hạn để kịp thời nộp hồ sơ.
Nội dung thư cần phải phản ánh chính xác với thông tin về học sinh, ví dụ như trong trường hợp của giáo viên, cần nêu rõ các thông tin như tên môn học, trường, và thời gian đã giảng dạy. Nếu từ quản lí công ty, cần phải rõ ràng về chức vụ, thời gian làm việc của sinh viên tại công ty, cũng như mô tả công việc và tố chất của sinh viên để tạo ra một bức thư thuyết phục.
Nội dung thư cần phải thống nhất và hợp lý với phần còn lại của hồ sơ. Đặc biệt, khi viết cần phải chú trọng vào việc tùy chỉnh thông tin phù hợp với từng trường hợp cụ thể, bao gồm việc đề cập rõ ràng tên trường xin theo học.
6. Cần chú ý những điểm gì trong quá trình hoàn thiện reference letter?
Để có một bức thư giới thiệu hoàn hảo trước khi gửi hồ sơ đến trường đại học, sinh viên cần có lên một quy trình, kế hoạch hiệu quả khi lựa chọn người viết thư này. Dưới đây là một số gợi ý mà Du học Đăng Huy đã tổng hợp:
- Thông báo sớm cho người viết thư giới thiệu để bạn có thời gian để sắp xếp lại nếu cần thiết, tránh tình trạng bị từ chối đột ngột.
- Nhớ rằng việc nhờ người khác viết thư này là một yêu cầu lớn, nên cần tạo điều kiện thuận lợi cho họ bằng cách thông báo trước ít nhất 1 tháng.
- Hỗ trợ người viết thư bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về bản thân, về trường học, khoá học, và những kế hoạch tương lai của bạn. Đồng thời, cho họ xem trước nội dung của bản sơ yếu lý lịch và bức thư tự giới thiệu để tránh sự không nhất quán trong thông tin.
- Quan trọng nhất, chú ý đến nội dung của thư vì không phải tất cả mọi người đều có khả năng viết tiếng Anh tốt. Trước khi hoàn thiện bức thư, hãy hẹn lịch với họ để kiểm tra lại thông tin trước khi nộp cho trường.
Xem thêm:
- Top 10 trường đại học tốt nhất nước Anh Cập nhật mới nhất 2024
- Khám phá ngay top 10+ các trường đại học lâu đời nhất thế giới
- Tiết lộ du học Canada không cần IELTS – Vẫn đậu visa!
7. Làm thế nào để xin được reference letter?
Làm thế nào để xin được Reference Letter từ người viết? Sau đây là một số cách Du học Đăng Huy gợi ý đến bạn.
Cách để có được một thư giới thiệu là xây dựng mối quan hệ tốt với giáo viên, giảng viên hoặc cấp quản lý, cấp trên tại nơi làm việc của bạn. Điều này là quan trọng vì người viết thư cần phải hiểu rõ về bạn và có mối quan hệ gần gũi với bạn. Quá trình xin thư giới thiệu là một quá trình dài và đòi hỏi sự giúp đỡ và hỗ trợ đáng kể từ phía người được xin. Do đó, quan hệ của bạn với giáo viên, sếp và đồng nghiệp là rất quan trọng.
Khi xin hoặc viết reference letter, người Việt thường không viết trực tiếp cho bạn mà thường yêu cầu bạn tự viết và gửi lại để họ chỉnh sửa (hoặc không). Sau khi thống nhất và hoàn chỉnh bản cuối cùng, người giới thiệu sẽ ký để xác nhận thông tin.
Đối với việc xin chữ ký, nếu bạn nộp hồ sơ qua hệ thống trực tuyến, bạn chỉ cần xin chữ ký một lần và sau đó scan hoặc chụp ảnh để insert vào các reference letter khác. Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, bạn cần cung cấp địa chỉ email của người giới thiệu và tải lên reference letter.
Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện, bạn nên tập hợp trước các hồ sơ định apply và chuẩn bị đủ reference letter trước, sau đó xin chữ ký một lần để hạn chế làm phiền người viết thư giới thiệu bạn nhé.
8. Có những khó khăn nào khi viết reference letter?
Viết reference letter tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều khó khăn. Đâu là những thách thức thường gặp khi viết thư giới thiệu?
Những người muốn du học hoặc xin học bổng thường không tự viết reference letter mà thay vào đó, họ sẽ nhờ một người mà họ tin tưởng, có tầm ảnh hưởng nhất định. Điều quan trọng là người này cần hiểu và sẵn lòng đề cử bạn với trường học hoặc tổ chức cấp học bổng, như là một giáo sư đại học, trưởng khoa hoặc sếp cũ.
Tuy nhiên, trong quá trình nhờ viết reference letter, có thể gặp phải nhiều khó khăn như không tìm được người phù hợp hoặc người được nhờ quá bận rộn để viết một thư giới thiệu chất lượng. Cũng có thể thư giới thiệu không đúng cấu trúc, không đủ chặt chẽ hoặc thuyết phục để hỗ trợ cho mục đích xin việc hoặc học bổng của bạn.
9. Bài mẫu reference letter
Dưới đây là ba bài mẫu thư giới thiệu (reference letter) với các tình huống khác nhau: xin việc, xin học bổng và xin nhập học đại học. Bạn có thể điều chỉnh nội dung để phù hợp với tình huống cụ thể của mình.
9.1. Thư giới thiệu xin việc
[Tên Người Viết Thư]
[Chức Vụ]
[Tên Công Ty]
[Địa Chỉ Công Ty]
[Email Người Viết Thư]
[Số Điện Thoại Người Viết Thư]
Ngày [ngày/tháng/năm]
Kính gửi [Tên Nhà Tuyển Dụng],
Tôi viết thư này để giới thiệu về anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu], người đã làm việc dưới sự quản lý trực tiếp của tôi tại [Tên Công Ty] trong vòng [thời gian làm việc]. Tôi rất vui lòng giới thiệu anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] vì những đóng góp và phẩm chất xuất sắc mà anh/chị đã thể hiện trong suốt thời gian làm việc cùng chúng tôi.
Trong vai trò [chức vụ], anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] đã thể hiện một tinh thần làm việc nghiêm túc, kỹ năng chuyên môn cao và khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc. Anh/chị luôn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và thường xuyên vượt xa mong đợi. Một ví dụ điển hình là khi anh/chị dẫn dắt dự án [tên dự án], giúp công ty tăng doanh thu [số phần trăm] trong [khoảng thời gian].
Anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] cũng là một đồng nghiệp tuyệt vời, luôn sẵn lòng hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm với mọi người trong nhóm. Khả năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp của anh/chị thực sự nổi bật và đã góp phần không nhỏ vào thành công của nhiều dự án.
Tôi tin tưởng rằng anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] sẽ là một tài sản quý báu cho bất kỳ tổ chức nào mà anh/chị gia nhập. Tôi rất hân hạnh được giới thiệu anh/chị và sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu cần.
Trân trọng,
[Chữ Ký]
[Tên Người Viết Thư]
Sample 1: Reference letter for job application
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Company Address]
[Your Email]
[Your Phone Number]
Date [day/month/year]
Dear [Hiring Manager’s Name],
I am writing this letter to recommend [Applicant’s Name], who has worked under my direct supervision at [Company Name] for [duration of employment]. I am pleased to recommend [Applicant’s Name] due to their outstanding contributions and qualities they have demonstrated during their time with us.
In the role of [position], [Applicant’s Name] exhibited a strong work ethic, high professional skills, and exceptional problem-solving abilities. They always completed tasks on time and often exceeded expectations. A notable example was when they led the [project name] project, helping the company increase revenue by [percentage] within [time frame].
[Applicant’s Name] is also a fantastic colleague, always willing to support and share experiences with the team. Their teamwork and communication skills are truly outstanding and have significantly contributed to the success of many projects.
I am confident that [Applicant’s Name] will be a valuable asset to any organization they join. I am very pleased to recommend them and am available to provide further information if needed.
Sincerely,
[Signature]
[Your Name]
9.2. Thư giới thiệu xin học bổng
[Tên Người Viết Thư]
[Chức Vụ]
[Tên Tổ Chức/Giảng Đường]
[Địa Chỉ]
[Email Người Viết Thư]
[Số Điện Thoại Người Viết Thư]
Ngày [ngày/tháng/năm]
Kính gửi Ban Xét Duyệt Học Bổng,
Tôi viết thư này để giới thiệu về anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu], một sinh viên xuất sắc và đầy nhiệt huyết tại [Tên Trường/Đại Học]. Tôi đã có dịp làm việc cùng anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] trong vai trò là [mối quan hệ của bạn với người được giới thiệu, ví dụ: giảng viên hướng dẫn luận văn] và tôi rất vui mừng khi biết anh/chị đang ứng tuyển học bổng [Tên Học Bổng].
Anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] là một sinh viên có thành tích học tập xuất sắc, luôn nằm trong top [x%] của lớp. Trong suốt thời gian học, anh/chị đã chứng minh được năng lực học tập vượt trội, đặc biệt là trong các môn [liệt kê các môn học liên quan]. Khả năng nghiên cứu và phân tích của anh/chị rất đáng nể và đã được minh chứng qua [công trình nghiên cứu/dự án] mà anh/chị đã thực hiện.
Ngoài thành tích học tập, anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] còn là một người năng động, tích cực tham gia các hoạt động ngoại khóa và các dự án cộng đồng. Anh/chị đã góp phần không nhỏ vào thành công của các dự án như [liệt kê các dự án hoặc hoạt động cụ thể], cho thấy tinh thần trách nhiệm và khả năng lãnh đạo xuất sắc.
Tôi tin rằng học bổng [Tên Học Bổng] sẽ giúp anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] phát triển hơn nữa những kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được mục tiêu học tập và nghề nghiệp của mình. Tôi hoàn toàn ủng hộ anh/chị nhận được học bổng này và sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu cần.
Trân trọng,
[Chữ Ký]
[Tên Người Viết Thư]
Sample 2: Reference letter for scholarship application
[Your Name]
[Your Position]
[Organization/Department Name]
[Address]
[Your Email]
[Your Phone Number]
Date [day/month/year]
Dear Scholarship Committee,
I am writing this letter to recommend [Applicant’s Name], an outstanding and enthusiastic student at [School/University Name]. I have had the pleasure of working with [Applicant’s Name] in my capacity as [your relationship to the applicant, e.g., thesis advisor], and I am delighted to learn that they are applying for the [Scholarship Name].
[Applicant’s Name] is an exceptional student with consistently excellent academic performance, always ranking in the top [x%] of their class. Throughout their studies, they have demonstrated superior learning abilities, especially in subjects like [list relevant subjects]. Their research and analytical skills are impressive and have been evidenced by [research work/project] they have undertaken.
Besides academic achievements, [Applicant’s Name] is an active and dynamic individual who participates in extracurricular activities and community projects. They have made significant contributions to projects such as [list specific projects or activities], demonstrating their sense of responsibility and outstanding leadership abilities.
I believe that the [Scholarship Name] will help [Applicant’s Name] further develop the skills and knowledge necessary to achieve their academic and career goals. I fully support their application for this scholarship and am available to provide additional information if required.
Sincerely,
[Signature]
[Your Name]
9.3. Thư giới thiệu xin nhập học đại học
[Tên Người Viết Thư]
[Chức Vụ]
[Tên Trường/Đại Học]
[Địa Chỉ Trường/Đại Học]
[Email Người Viết Thư]
[Số Điện Thoại Người Viết Thư]
Ngày [ngày/tháng/năm]
Kính gửi Ban Tuyển Sinh,
Tôi viết thư này để giới thiệu về anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu], một học sinh xuất sắc tại [Tên Trường Cấp 3]. Tôi đã có dịp giảng dạy và theo dõi sự phát triển của anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] trong suốt [thời gian dạy] tại trường và tôi rất vui mừng khi biết anh/chị đang ứng tuyển vào [Tên Đại Học].
Anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] là một học sinh có thành tích học tập xuất sắc, luôn đạt điểm cao trong các môn học và là một trong những học sinh dẫn đầu của lớp. Khả năng tư duy logic, sự kiên trì và tinh thần học hỏi của anh/chị rất đáng khen ngợi. Anh/chị đã đạt được nhiều giải thưởng trong các cuộc thi học thuật, đặc biệt là trong các lĩnh vực [liệt kê các lĩnh vực hoặc môn học liên quan].
Không chỉ xuất sắc trong học tập, anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] còn rất năng động và tích cực tham gia các hoạt động ngoại khóa. Anh/chị đã tham gia và đóng góp tích cực vào các câu lạc bộ [liệt kê các câu lạc bộ hoặc hoạt động], cho thấy khả năng lãnh đạo và tinh thần đồng đội tuyệt vời.
Tôi tin tưởng rằng anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] sẽ là một sinh viên xuất sắc tại [Tên Đại Học] và sẽ mang lại nhiều giá trị cho cộng đồng sinh viên tại trường. Tôi hoàn toàn ủng hộ anh/chị [Tên Người Được Giới Thiệu] trong quá trình ứng tuyển và sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu cần.
Trân trọng,
[Chữ Ký]
[Tên Người Viết Thư]
Sample 3: Reference letter for university admission
[Your Name]
[Your Position]
[School/University Name]
[School/University Address]
[Your Email]
[Your Phone Number]
Date [day/month/year]
Dear Admissions Committee,
I am writing this letter to recommend [Applicant’s Name], an outstanding student at [High School Name]. I have had the opportunity to teach and observe [Applicant’s Name] over [duration] and I am delighted to learn that they are applying to [University Name].
[Applicant’s Name] is an exceptional student with consistently high academic achievements, always scoring top marks in their subjects and being one of the top students in their class. Their logical thinking, perseverance, and eagerness to learn are commendable. They have won numerous awards in academic competitions, particularly in [list relevant fields or subjects].
Not only excellent in academics, [Applicant’s Name] is also very active and participates in extracurricular activities. They have actively contributed to clubs such as [list clubs or activities], demonstrating excellent leadership and teamwork skills.
I am confident that [Applicant’s Name] will be an outstanding student at [University Name] and will bring great value to the student community there. I fully support their application and am available to provide additional information if required.
Sincerely,
[Signature]
[Your Name]
10. Lời kết
Qua bài viết này, Du học Đăng Huy hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan về reference letter là gì, hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng và cách viết thư giới thiệu hiệu quả. Hãy nhớ rằng, reference letter là công cụ đắc lực giúp bạn tạo ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng hay ban tuyển sinh, nâng cao cơ hội thành công trong quá trình ứng tuyển du học hoặc xin việc, học bổng.
Hãy dành thời gian trau dồi kỹ năng viết reference letter để tạo ra lá thư giới thiệu ấn tượng, thu hút sự chú ý và thể hiện năng lực, phẩm chất của bản thân. Chúc bạn thành công trên hành trình chinh phục ước mơ du học của mình.
Đừng quên ghé thăm chuyên mục Blog để khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích liên quan có thể bạn đang tìm kiếm đó.